Verwerkersovereenkomst

De AVG (artikel 28) verplicht een schriftelijke overeenkomst tussen een organisatie die persoonsgegevens laat verwerken (de club, als verwerkingsverantwoordelijke) en de partij die dat voor haar doet (Playerspulse, als verwerker). Deze standaardovereenkomst wordt digitaal geaccepteerd door de eigenaar van de clubomgeving bij het aanmaken van de club in Playerspulse; het tijdstip en de versie worden daarbij vastgelegd. Zij maakt onlosmakelijk deel uit van het gebruik van Playerspulse.

Club: de voetbalclub of voetbalschool die een clubomgeving in Playerspulse aanmaakt, vertegenwoordigd door de gebruiker die de omgeving registreert. Playerspulse: de aanbieder van het platform Playerspulse (playerspulse.io), gevestigd in Nederland. Betrokkenen: de personen van wie gegevens worden verwerkt — voornamelijk (minderjarige) spelers, hun ouders/verzorgers en clubstaf. Begrippen als persoonsgegevens, verwerken en datalek hebben de betekenis die de AVG eraan geeft.

Playerspulse verwerkt persoonsgegevens uitsluitend om de club de dienst Playerspulse te leveren: spelersvolgsysteem, aanwezigheidsregistratie, beoordelingen, rapportages, videoanalyse en aanverwante functies. Deze overeenkomst geldt zolang de club een (proef)abonnement heeft en eindigt zodra alle gegevens conform artikel 10 zijn verwijderd.

Playerspulse verwerkt de gegevens alleen op basis van schriftelijke instructies van de club — in de praktijk: de handelingen die clubgebruikers in de app verrichten en de geautomatiseerde verwerkingen die de app daarvoor uitvoert (zoals het genereren van rapporten en analyses). Playerspulse gebruikt de gegevens nooit voor eigen doeleinden, verkoopt ze niet en gebruikt ze niet voor advertenties of het trainen van AI-modellen. Meent Playerspulse dat een instructie in strijd is met de AVG, dan meldt zij dit aan de club.

De club blijft verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de verwerking. Dat betekent in het bijzonder dat de club: (a) alleen gegevens invoert die voor het doel nodig zijn; (b) ouders en spelers informeert over het gebruik van Playerspulse; (c) toestemming van ouders/verzorgers vastlegt voordat wedstrijdbeelden van een minderjarige speler worden geüpload en geanalyseerd, en die vastlegging per speler registreert in Playerspulse; en (d) bijzondere gegevens zoals blessures alleen registreert voor zover dat voor de begeleiding noodzakelijk is. Playerspulse ondersteunt dit met de toestemmingsregistratie per speler en een waarschuwing bij het starten van een videoanalyse.

Personen die onder gezag van Playerspulse toegang hebben tot persoonsgegevens zijn gebonden aan geheimhouding. Het platformbeheer van Playerspulse heeft uitsluitend zicht op accountaantallen, abonnements- en betaalgegevens — niet op inhoudelijke spelersdata, beoordelingen of beelden.

Playerspulse treft passende technische en organisatorische maatregelen conform artikel 32 AVG. De actuele maatregelen staan in bijlage 3. Playerspulse houdt deze maatregelen up-to-date met de stand van de techniek.

De club geeft algemene toestemming voor het inschakelen van de subverwerkers in bijlage 2. Playerspulse legt aan elke subverwerker verplichtingen op die gelijkwaardig zijn aan deze overeenkomst. Bij het toevoegen of vervangen van een subverwerker informeert Playerspulse de clubbeheerders vooraf via de app of per e-mail; de club kan binnen 30 dagen bezwaar maken en bij zwaarwegend bezwaar de overeenkomst kosteloos beëindigen.

Gegevens worden opgeslagen binnen de EU (Frankfurt). Voor de AI-videoanalyse en de AI-coach worden wedstrijdbeelden en de daarvoor benodigde spelersgegevens verwerkt door Anthropic in de Verenigde Staten. Deze doorgifte vindt plaats op basis van de daarvoor geldende EU-mechanismen (het EU-VS Data Privacy Framework en/of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, zoals opgenomen in de verwerkersvoorwaarden van Anthropic). Er worden geen spelersfoto's aan de AI aangeboden en Anthropic gebruikt de gegevens niet voor het trainen van modellen.

Playerspulse helpt de club bij het nakomen van haar AVG-plichten. Verzoeken van ouders en spelers (inzage, kopie, correctie, verwijdering) kunnen rechtstreeks in het portaal worden ingediend en komen bij de clubbeheerder terecht; inzage en een gegevenskopie zijn voor de betrokkene bovendien self-service beschikbaar. Ontdekt Playerspulse een inbreuk in verband met persoonsgegevens, dan informeert zij de getroffen club(s) zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 24 uur na ontdekking, met alle informatie die de club nodig heeft om te beoordelen of melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens (binnen 72 uur) en aan betrokkenen nodig is. Playerspulse houdt een intern register van incidenten bij.

De club stelt in Playerspulse de bewaartermijn in voor spelers die de club verlaten (3, 6, 12 of 24 maanden; standaard 12). Na afloop van die termijn worden alle gegevens van de vertrokken speler automatisch en onherroepelijk verwijderd. Geüploade wedstrijdvideo's worden standaard na 7 dagen verwijderd. Bij beëindiging van het abonnement kan de club haar gegevens gedurende 30 dagen exporteren; daarna verwijdert Playerspulse alle gegevens van de club, behoudens gegevens die Playerspulse wettelijk moet bewaren (zoals facturatiegegevens).

Playerspulse stelt op verzoek informatie beschikbaar waarmee de club kan aantonen dat aan artikel 28 AVG wordt voldaan (waaronder deze overeenkomst, het subverwerkersoverzicht en de beveiligingsbijlage). Maximaal eenmaal per jaar, of na een datalek, mag de club op eigen kosten een audit laten uitvoeren door een onafhankelijke deskundige, met redelijke aankondiging en zonder toegang tot gegevens van andere clubs.

Aansprakelijkheid volgt de regeling in de gebruiksvoorwaarden van Playerspulse en de dwingende bepalingen van de AVG (artikel 82). Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing; geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse rechter. Bij een nieuwe versie van deze overeenkomst worden clubbeheerders in de app om hernieuwde acceptatie gevraagd; de versie en het moment van acceptatie worden per club vastgelegd.

• Categorieën betrokkenen — (minderjarige) spelers, ouders/verzorgers, trainers en overige clubstaf.
• Spelersgegevens — naam, geboortedatum, geslacht, team, rugnummer, positie, voorkeursbeen, profielfoto, uiterlijke kenmerken t.b.v. videoherkenning, lengte- en gewichtsmetingen.
• Ontwikkel- en prestatiegegevens — beoordelingen en scores, trainersnotities, persoonlijke ontwikkelplannen, rapporten, aanwezigheids- en te-laat-registratie, speelminuten en wedstrijdgebeurtenissen.
• Bijzondere gegevens — blessureregistratie (gezondheidsgegevens), uitsluitend voor de sportieve begeleiding, op instructie van de club.
• Beeldmateriaal — door de club geüploade wedstrijdvideo's, daaruit afgeleide stilstaande beelden, highlightclips.
• Accountgegevens — naam, e-mailadres, versleuteld wachtwoord, rol, logboekgegevens van verzonden e-mails.
• Aard van de verwerking — opslaan, structureren, tonen aan geautoriseerde rollen, analyseren (incl. AI-analyse), rapporteren, e-mailen, verwijderen.

Stripe verwerkt uitsluitend gegevens van de betalende club (niet van spelers) en is voor betaalgegevens zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke.

• Toegangsscheiding op databaseniveau — row level security dwingt per rij af wie wat mag zien: trainers alleen eigen teams, ouders alleen het eigen kind, clubs nooit elkaars gegevens. Dit staat op álle tabellen aan.
• Versleuteling — TLS voor alle verbindingen; opslag versleuteld at rest in de EU (Frankfurt).
• Authenticatie — wachtwoorden gehasht via Supabase Auth; uitnodigingen gebonden aan één e-mailadres (accepteren met een ander adres wordt geweigerd); wachtwoordherstel via beveiligde e-mail.
• Platformbeheer — aparte beheerlaag met tweestapsverificatie per e-mail, zonder toegang tot inhoudelijke spelersdata; wijzigingsacties alleen via beveiligde databasefuncties.
• Beeldmateriaal — foto's en video's uitsluitend via kortlopende signed URLs; originele video's automatisch verwijderd na 7 dagen (of na de door de club verlengde termijn).
• Dataminimalisatie richting AI — geen spelersfoto's naar de AI; alleen de voor herkenning en analyse benodigde gegevens (opstelling, rugnummers, door de club ingevulde kenmerken); geen modeltraining op clubdata.
• Automatische opschoning — dagelijkse verwijderingsrun voor vertrokken spelers na de ingestelde bewaartermijn; verwijdering cascadeert door alle onderliggende gegevens.
• Logging en controle — logboek van verzonden e-mails en credittransacties; beveiligingsadviezen van de databaseleverancier worden periodiek nagelopen.
• Continuïteit — dagelijkse back-ups door de databaseleverancier; herstelprocedure via point-in-time recovery.

Vragen over deze overeenkomst? Mail naar privacy@playerspulse.io. Zie ook de privacyverklaring.